Hogyan írjunk hírlevelet?

Senki sem szereti, ha rabolják az idejét! Azzal, hogy tartalmas, átgondolt, valódi hírértékkel bíró üzeneteket küldünk, jelezzük, tiszteletben tartjuk az ügyfelünk idejét. Egy új termék bevezetése, egy akció, esetleg az, hogy egy híresség viseli, használja termékünket, veszi igénybe szolgáltatásunkat, remek apropó lehet.

A spamet még a legérdeklődőbb ügyfelek sem szeretik, ezért nagyon fontos ügyelni arra, hogy üzenetünk ne tűnjön levélszemétnek. A spam legfőbb ismérve, hogy a feladó a címzett számára ismeretlen, illetve hogy a levél tartalma olyan érdektelen, reklámszerű, hogy még a laikusok számára is azonnal egyértelművé válik, az üzenet írója nem törekedett arra, hogy valóban hasznos információkat küldjön.

Az, hogy levelünket a címzett szervere szemétnek nyilvánítja-e, elsősorban a „tárgy” rovatban található szöveg alapján dől el. Kerüljünk a „kihagyhatatlan ajánlat”, a „hihetetlen akció”, a „soha vissza nem térő lehetőség” szövegeket. Írjuk inkább azt, hogy a „Motorcar Kft. hírlevele, 2010. augusztus 23.“!

Amennyiben cégünk kis ügyfélkörrel rendelkezik, küldjünk névre szóló levelet. Sokkal valószínűbb, hogy a címzett elolvassa az üzenetet, ha az egy kedves, személyes megszólítással kezdődik.

Az igényes külalak bizalmat ébreszt az Ön cége irányába. Fontos, hogy az a munkatárs, aki a hírlevelet készíti, jól fogalmazzon, illetve hogy ismerje a levelezőprogramok használatát. Vagyis tudja, hogyan lehet fájlokat csatolni, hogyan kell az e-mailt visszaigazolással küldeni, illetve hogyan kell úgy beilleszteni a logókat és más szükséges képeket, hogy azok a címzett képernyőjén a kívánalmaknak megfelelően kerüljenek megjelenítésre.