Hogyan kommunikáljunk a sajtóval?

Minden cégnek, amely hatékonyan kíván kommunikálni a sajtóval, elengedhetetlen egy állandóan frissített sajtólista megléte. A lista – amelyet Excelben szokás vezetni – összeállítása és állandó frissítése meglehetősen időigényes, precizitást igénylő munka, amely általában az asszisztens feladata. A sajtólista a legfontosabb információkat – név, beosztás, e-mail cím, telefonszám, postacím – tartalmazza a cégünk számára érdekes médiumok illetékeseiről. Az információk a legtöbb esetben elérhetőek az interneten, fontos azonban rendszeres időközönként felhívni a szerkesztőségeket és érdeklődni, hogy a sajtóinformációkat kinek címezzük, azért, hogy az anyagok biztosan eljussanak az illetékeshez.

Sajtótájékoztatót szervezni korántsem ördöngösség, fontos azonban néhány szempontot betartani. Az eseményről 10-14 nappal korábban illik sajtómeghívót küldeni, amely tartalmazza a rendezvény tárgyát, pontos időpontját, helyszínét, illetve azt, hogy az érdeklődők hol tudják jelezni részvételi szándékukat. A meghívót – amelyet ma már az esetek többségében e-mailen küldenek – érdemes kézbesítési- és olvasási igazolással küldeni, ellenkező esetben előfordulhat, hogy nem jut el a rendeltetési helyére.

Az esemény előtt 3-4 nappal érdemes ellenőrző hívásokat bonyolítani, amelynek során megtudakolhatjuk, hogy számíthatunk-e a címzett részvételére. Egy nap alatt egy dolgozó 60-70 hívás bonyolítására képes, ezért amennyiben a lista hosszú, érdemes több részre osztani. Fontos azonban, hogy az ellenőrző hívások bonyolításával csak a kifogástalan telefon-etikettel rendelkező munkatársakat bízzuk meg.

Az esemény időpontja is fontos. A hétfő és a péntek kevésbé alkalmas, a csütörtök a legmegfelelőbb. Ha a sajtótájékoztatót délelőtt szervezzük, érdemes 9:00 és 9:30 között kezdeni, hiszen ilyen módon az eseményt követően az újságírók a szerkesztőségbe visszatérve azonnal elkészíthetik a beszámolót. Délutáni sajtótájékoztató esetében a 16:00 és 17:00 közötti időpontot érdemes választani, az ennél korábban kezdődő események ugyanis „kettévágják” a résztvevők napját. Esti időpontra csak akkor szervezzünk sajtóeseményt, ha valamilyen programmal – koncert, színielőadás, fogadás – is készülünk.

A sajtóval folytatott kommunikáció legfontosabb része a sajtóközlemény, amelynek jelentőségét nem lehet elégszer hangsúlyozni. A sikeres sajtóközlemény – amelyet a szerkesztők örömmel jelentetnek meg – legfőbb tulajdonsága az, hogy a kommunikálni kívánt információt mások számára is érdekes eseményekhez, történésekhez köthető módon foglalja össze. A cégünk sikereiről beszámoló sajtóközlemény sokkal kisebb valószínűséggel jelenik meg, mint az, amelyik más cégek, szektorok életére hatást gyakorló történésekhez köthető eseményekről szól. Példa: Helytelen: Cégünk ismét új terméket dobott a piacra. Helyes: Piaci fordulatot hozhat az új fejlesztés…

Az elfoglalt szerkesztők, főszerkesztők – főleg a nagyobb médiumok szakemberei, akik sok meghívást kapnak – azokat a sajtó-eseményeket részesítik előnyben, ahol a szervező cég érdemi, egyéb helyen még nem publikált információkat közöl, lehetőleg a terület elismert szakértőinek tolmácsolásában. Amennyiben azt szeretnénk elérni, hogy az újságok, tévék szerkesztői biztosan eljöjjenek, hívjunk meg egy politikust, közéleti szereplőt, esetleg egy hírességet, és az előadóval biztosítsunk interjúlehetőséget is.

A sajtóeseményen részt vevő újságírók általában interjút is szeretnének készíteni cégünk illetékesével. Fontos azonban, hogy nem minden résztvevő jelzi időben interjú-igényét, ezért érdemes az eseménynek ezt a részét úgy szervezni, hogy az utolsó pillanatban jelentkezők is kapjanak lehetőséget.

Az eseménnyel kapcsolatos interjúkra általában a rendezvény végén szokás sort keríteni. Amennyiben a tájékoztatás teljes körű volt, a kérdések megválaszolása 5-15 perc alatt megtörténik. Fontos, hogy az egyéb, általános témájú interjúkat érdemes egy másik napra szervezni, és az is, hogy az interjú-lehetőséget azoknak az újságíróknak is ajánljuk, akik nem jelentkeztek.

Arról, hogy melyik médium mikor kerül sorra, a kavarodás elkerülése érdekében érdemes előzetes beosztást készíteni. Fontos az is, hogy legyen a helyszínen egy asszisztens, hosztesz, aki a felmerülő kérdésekre választ ad.

A médiumok képviselői általában a cég vezetőjét szeretnék megszólaltatni, amennyiben azonban az ügyvezető igazgató vagy a vezérigazgató nem szeret, vagy nem szokott interjút adni, érdemes egy olyan szakembert kijelölni, aki gyakorlottan kommunikál a sajtóval. Egyes esetekben az is jó megoldásnak bizonyulhat, ha többen vesznek részt az interjún.

A sajtómunkások általában a személyes interjút részesítik előnyben az e-mailes megoldással szemben, hiszen egy beszélgetés során – mivel ilyenkor mindkét fél vissza tud kérdezni, illetve spontán kérdéseket tud feltenni – sokkal pontosabb képet kaphatunk a kérdezett személy álláspontjáról.

Amennyiben attól tartunk, hogy az elmondottak nem az elképzeléseinknek megfelelő formában fognak megjelenni, kérjük a riportert, hogy az elkészült anyagot küldje át egyeztetés céljából. Ezt a megoldást az újságírók is fontosnak tartják – és általában még akkor is szívesen alkalmazzák, ha a beszélgetést diktafonra veszik –, hiszen a pontos tájékoztatás számukra is fontos.

A sajtóeseményen készítsünk, készíttessünk fényképeket, amelyeket az előre megírt sajtóközleménnyel együtt, köszönőlevél kíséretében, e-mailben küldjünk el a megjelenteknek. A legtöbb szerkesztő természetesen át fogja írni a közleményt – előfordulhat az is, hogy „csak” szakanyagként használja majd fel – mégis fontos, hogy tegyünk meg mindent annak érdekében, hogy az információk a rendelkezésére álljanak. Fényképeket azért is fontos készíteni, mert nem mindig és nem minden médiumnak van lehetősége fotóst küldeni – ilyen módon azonban elkerülhetjük, hogy a megjelenés akadálya a fénykép hiánya legyen. Amennyiben a megjelenés különösen fontos, érdemes az e-mailt követően még egyszer telefonon érdeklődni.

A sajtóval folytatott kommunikációval kapcsolatos legtöbb feladatot – a sajtólista összeállítása, a meghívó kiküldése, az ellenőrző hívások bonyolítása, a helyszíni szervezés – akár asszisztensünk, titkárunk is végezheti, a sajtóközlemény megírását azonban a legtöbb esetben érdemes tapasztalt szakértőre bízni, hiszen a rendezvény célja az, hogy megjelenéseket generáljunk. A legjobb szakemberek képesek arra, hogy cégünk eredményeit a médiumok számára közlésre érdemes hírként fogalmazzák meg.